Ein Cafeteria-Lohnsystem ist ein umfassendes Vergütungssystem für Mitarbeiter. Es kann Ihrem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen und die Aktivitäten der Mitarbeiter zu unterstützen. Im Folgenden sind die wichtigsten Elemente eines solchen Programms aufgeführt. Dies sind auch einige der Grundregeln, die für ein Cafeteria-Lohnsystem gelten. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Grundregeln für ein Cafeteria-Lohnsystem
Im Allgemeinen gibt es einige Grundregeln für das Lohnsystem von Cafeteria-Beschäftigten. Arbeitnehmer, die als Vollzeitbeschäftigte eingestellt werden, haben Anspruch auf eine bestimmte Anzahl bezahlter Stunden pro Woche. Darüber hinaus haben diese Beschäftigten Anspruch auf eine unbezahlte Mittagspause von einer Viertelstunde. Die Anfangs- und Endzeiten des Arbeitstages werden vom Direktor der Verpflegungsdienste festgelegt. Ein Jahr anrechenbare Dienstzeit entspricht der Anzahl der Schultage abzüglich der Urlaubs- oder persönlichen Tage, die der Arbeitnehmer genommen hat.
Angestellte, die in einer Cafeteria arbeiten, können aus medizinischen Gründen persönlichen Urlaub erhalten. Der Schulausschuss einer Schule muss alle Anträge auf persönlichen Urlaub genehmigen, und den Anträgen sollten entsprechende medizinische Informationen beigefügt werden. Arbeitnehmer können auch aus anderen Gründen, z. B. bei Krankheit oder Unfall, persönliche Freistellungen beantragen. Diese Freistellungen werden jedoch nicht für die gesamte Dauer einer Arbeitswoche bezahlt.
Arbeitnehmer können auch Leistungen über einen Cafeteria-Plan erhalten, ohne dass sie der FICA- oder FUTA-Steuer unterliegen. Sie unterliegen jedoch nicht der Einkommenssteuereinbehaltung. Cafeteria-Pläne müssen jedoch bestimmte Anforderungen erfüllen. Der Arbeitgeber muss einen schriftlichen Plan vorlegen, der alle Leistungen beschreibt und Regeln für die Anspruchsberechtigung und die Wahl festlegt.
Anspruchsberechtigung der Arbeitnehmer
Kleine Unternehmen mit weniger als 200 Beschäftigten können ein Cafeteria-Pay-System in Anspruch nehmen. Arbeitnehmer können sich für die Teilnahme an dem Plan entscheiden, wenn sie über 21 Jahre alt sind und mindestens ein Jahr lang gearbeitet haben. Sie können jedoch nicht teilnehmen, wenn sie unter 21 Jahre alt sind oder unter einen Tarifvertrag fallen.
Arbeitnehmer können einen Cafeteria-Plan in Anspruch nehmen, wenn sie Inhaber eines Unternehmens sind. Wenn sie jedoch Einzelunternehmer sind, haben sie keinen Anspruch. Inhaber von Personengesellschaften können rechtmäßig einen Ehepartner beschäftigen, aber nicht am Cafeteria-Plan teilnehmen. Darüber hinaus sind Arbeitnehmer, die mehr als zwei Prozent der Anteile einer S-Corporation halten, nicht teilnahmeberechtigt.
Entscheidet sich der Arbeitnehmer für die Teilnahme an einem Cafeteria-Plan, muss er zwischen einer steuerpflichtigen und einer nicht steuerpflichtigen Leistung wählen können. Leistungen, die für einen Cafeteria-Plan in Frage kommen, müssen freiwillig sein und dürfen sich nicht auf die Krankenversicherung beschränken. Darüber hinaus dürfen Cafeteria-Pläne keine Entgeltumwandlung vorsehen.
Auch die Bundesregierung hat Vorschriften für Cafeteria-Pläne. Diese Pläne müssen in Übereinstimmung mit Abschnitt 125 der Abgabenordnung und den geltenden Vorschriften erstellt und gepflegt werden. Um für einen Cafeteria-Plan in Frage zu kommen, müssen die Mitarbeiter Anspruch auf Vorsteuerleistungen haben. Die Leistungen müssen klar beschrieben sein, und die Mitarbeiter müssen zwischen steuerfreien und steuerpflichtigen Leistungen wählen können. Darüber hinaus können Cafeteria-Pläne keine Ausschüttungen aus HSAs beinhalten.
Ein Cafeteria-Plan muss bestimmte Bundesanforderungen an die Nichtdiskriminierung erfüllen. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass sie die Anspruchsberechtigung ihrer Mitarbeiter nicht einschränken, indem sie die Leistungen auf Mitarbeiter in Schlüsselpositionen beschränken. Erfüllt der Cafeteria-Plan diese Anforderungen jedoch nicht, kann er zum Verlust der Einkommensteuerbefreiung für hoch bezahlte Mitarbeiter führen.
Ein Cafeteria-Plan kann einem Unternehmen helfen, Geld zu sparen und gleichzeitig seinen Mitarbeitern Vorteile zu bieten. Dieser Plan kann einem Unternehmen helfen, die Kosten niedrig und die Mitarbeiter zufrieden zu halten. Für die Verwaltung des Cafeteria-Plans sollten die Unternehmen einen externen Verwalter in Betracht ziehen. Diese Unternehmen können bei den Dokumentationsanforderungen behilflich sein und die Erstattungen für die Mitarbeiter bearbeiten. Sie können auch dabei helfen, das Unternehmen über vorgeschlagene Vorschriften auf dem Laufenden zu halten.
Steuerliche Behandlung von Leistungen, die im Rahmen eines Cafeteria-Plans angeboten werden
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Cafeteria-Lohnplan anbieten, müssen Sie die Vorschriften zur steuerlichen Behandlung dieser Leistungen einhalten. Insbesondere muss Ihr Plan Abschnitt 125 des Internal Revenue Code (Bundessteuergesetz) einhalten, wonach Arbeitgeber einen separaten schriftlichen Plan unterhalten müssen. Der Plan muss den Teilnehmern die Wahl zwischen steuerpflichtigen und qualifizierten Leistungen lassen. Außerdem muss er die Arten der angebotenen Leistungen klar beschreiben und Regeln für die Anspruchsberechtigung und die Wahlmöglichkeiten festlegen.
Die steuerliche Behandlung der im Rahmen eines Cafeteria-Plans angebotenen Leistungen hängt von der Höhe des Beitrags ab, den jeder Arbeitnehmer leistet. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise einen Beitrag in Höhe von 100 $ zum Cafeteria-Plan leistet, muss er diesen Betrag versteuern. Das Gleiche gilt für die Leistungen eines Cafeteria-Plans im Wert von mehr als 50.000 Dollar. Dies ist ein erheblicher Unterschied im Vergleich zur steuerlichen Behandlung von Leistungen, die als Lohn abzugsfähig sind.
Einige Cafeteria-Pläne können auch Kostenerstattungsregelungen für die Krankenversicherung (HRA) der Mitarbeiter umfassen. Diese Art von Plan deckt qualifizierte Krankenversicherungsprämien und -kosten ab. In einigen Fällen können Cafeteria-Pläne auch Rückstellungen für medizinische Ausgaben enthalten, die nicht unter die HRA fallen. Es ist jedoch zu beachten, dass Beiträge zu Cafeteria-Plänen nicht als normales Einkommen gelten.
Zusätzlich zu Cafeteria-Plänen können Cafeteria-Pläne auch Flexible Spending Accounts (FSAs) umfassen. Diese Art von Konten ermöglicht es den Mitarbeitern, für qualifizierte Ausgaben Zahlungen vor Steuern zu leisten. Dadurch verringert sich ihr steuerpflichtiges Gesamteinkommen, wodurch sich ihr Nettoeinkommen erhöht. Außerdem unterliegen FSAs im Gegensatz zu anderen Formen von Altersvorsorgeplänen nicht der Einkommensteuer auf Bundes- oder Landesebene. Darüber hinaus können Arbeitnehmer bis zu 0,25 Dollar pro Dollar sparen, den sie in ihre FSA einzahlen.
Arbeitgeber, die Cafeteria-Pläne anbieten, müssen sicherstellen, dass sie die Nichtdiskriminierungsvorschriften für Cafeteria-Pläne einhalten. Bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften können Arbeitgeber die Möglichkeit verlieren, eine Steuerbefreiung für die im Rahmen eines Cafeteria-Pakets angebotenen Leistungen zu beantragen.
Cafeteria-Pläne sind ein großer Vorteil für die Arbeitnehmer. Diese Pläne ermöglichen es ihnen, medizinische Kosten vor der Steuer abzusetzen, was die Steuern für die Arbeitnehmer erheblich senken kann.
Erstattung von Ansprüchen, die im Rahmen eines Cafeteria-Plans entstanden sind
Im Rahmen von Cafeteria-Plänen können Arbeitgeber qualifizierte medizinische Ausgaben während der Karenzzeit erstatten. Die Karenzzeit beträgt in der Regel zwei Monate und fünfzehn Tage nach dem Ende des Planjahres. Wenn der Plan ein Programm zur Unterstützung von Angehörigen oder einen FSA enthält, kann der Arbeitgeber den Plan ändern, indem er ungenutzte FSA-Gelder zur Erstattung von Ausgaben während der Karenzzeit verwendet.
Bevor ein Arbeitnehmer jedoch eine Erstattung beantragen kann, müssen die medizinischen Ausgaben nachgewiesen werden. Der Grund dafür ist, dass der Plan keine Kosten erstattet, die vor Beginn des Planjahres entstanden sind. Darüber hinaus sollte der Plan die Erstattung auf medizinische Ausgaben beschränken, die während des Planjahres anfallen.
Der Cafeteria-Plan darf bestimmte Zusatzleistungen, wie Stipendien oder vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeiten und Unterkünfte, nicht abdecken. Er kann auch keine Pflegeversicherung abdecken, da diese als nicht qualifizierte Leistungen gelten. Eine über einen Cafeteria-Plan finanzierte HSA kann jedoch Langzeitpflegeleistungen erstatten.
Damit ein Cafeteria-Plan die Voraussetzungen erfüllt, müssen die Teilnehmer Arbeitnehmer sein. Dies gilt für Festangestellte, Leiharbeiter und ehemalige Mitarbeiter. Außerdem darf der Plan nicht von Gesellschaftern oder 2 %-Eigentümern einer Subchapter S Corporation in Anspruch genommen werden. Außerdem müssen die Planunterlagen vor dem Inkrafttreten des Plans angenommen worden sein.
Der Cafeteria-Plan kann auch einen Beitrag zur Gehaltsreduzierung enthalten, zu dem die Mitarbeiter beitragen können. Dieser Beitrag gilt für Steuerzwecke nicht als Bruttoeinkommen. Gemäß Abschnitt 125 kann der Cafeteria-Plan auch angemessene Gebühren für die Verwaltung des Plans erheben. Diese Gebühren können jedoch vom Arbeitgeber erstattet werden, der auch berechtigt ist, sie zum Ausgleich der Kosten für die Verwaltung des Plans zu verwenden.
Ein Cafeteria-Planjahr muss 12 Monate lang sein. Das Planjahr kann abgeändert werden, wenn der Arbeitgeber einen triftigen geschäftlichen Grund hat. Ein kürzeres Planjahr ist jedoch nicht zulässig, wenn der Hauptzweck der Änderung darin besteht, die Vorschriften von Abschnitt 125 zu umgehen.
Ein Arbeitgeber kann einen Cafeteria-Plan ändern, indem er eine Wahlmöglichkeit zur Jahresmitte vorsieht. Die Änderung muss bis zum 1. Januar 2020 wirksam werden. Die Änderung darf nur für unterjährige Wahlen im Kalenderjahr 2020 gelten. Außerdem muss der geänderte Cafeteria-Plan auch den Erstattungszeitraum bis zum 31. Dezember 2020 verlängern.
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